Les structures sont comme des groupes avec quelques spécificités :
- Un utilisateur ne peut appartenir qu'à une seule structure (un utilisateur peut être membre de plusieurs groupes).
- Les structures peuvent contenir des sous-structures (les groupes ne peuvent pas contenir de sous-groupes).
- Un utilisateur appartenant à une sous-structure est également membre de la ou les structure(s) parente(s).
¶ Droits d'administrateur de structure
Dans le menu Gestion des utilisateurs, l'administrateur du portail peut donner les droits à un utilisateur d'administrer la structure à laquelle il est affecté.
Un administrateur de structure peut également donner ces droits à un utilisateur de sa propre structure ou de l'une de ses sous-structure en passant par le menu Utilisateurs de la structure.
Un administrateur de structure peut accéder au menu d'administration de sa structure en cliquant sur le menu déroulant situé en haut à droite et en sélectionnant l'entrée Administration.
L'administrateur de structure bénéficie de certaines fonctionnalités équivalentes à celles dont dispose l'administrateur du portail mais celles-ci sont applicables uniquement dans le périmètre de sa structure et des sous-structures qui en dépendent.
¶ Données analytiques de structure
Proposé à partir de la version 5.5.0 du portail, le menu Analytiques de structure permet à un administrateur de structure de consulter de nombreuses données telles que le nombre d'utilisateurs de sa structure connectés au portail.
Les données affichées peuvent être filtrées par sous-structure.
¶ Services de structure
Le menu Services de la structure permet de déclarer et gérer des applications proposées dans le portail aux utilisateurs de la structure et/ou d'une de ses sous-structure.
¶ Réglages de structure
Le menu Réglages de structure permet notamment la personnalisation de plusieurs pages statiques associées à la structure ou à l'une de ses sous-structures proposées dans la liste déroulante.
¶ Renseigner un Contact ou une URL
Le sous-menu Contact permet de définir le comportement du menu utilisateur Contact.
- le choix
Email de contactpermet de saisir le destinataire des messages saisis dans le formulaire de contact proposé aux utilisateurs. Il est également possible de faire envoyer le message au contact défini pour la structure parente ou aux administrateurs de la structure.
- le choix
Lien de redirection externepermet quant à lui de saisir une URL qui s'ouvrira dans un nouvel onglet pour les utilisateurs. On pourra par exemple paramétrer l'adresse du serveur d'assistance de la structure.
¶ Modérer ou non le rattachement à une structure
Le sous-menu Validation obligatoire de cette structure permet d'activer ou non le fait qu'un administrateur de structure doive valider le rattachement à la structure.
L'activation ou non de cette option pour les structures dépend beaucoup de la politique globale du portail.
La mise en place des règles d'affectation associant des domaines de messagerie à une structure permet d'alléger l'éventuel processus de modération.
¶ Personnaliser l'icône et la bannière
Le sous-menu Choisir une image d'icône et/ou de couverture permet de personnaliser le portail pour les utilisateurs de la structure sélectionnée.
¶ Informations de structure
Proposé pour les structures à partir de la version 5.7.0, le menu Informations de structure permet de saisir des messages à destination des utilisateurs de la structure et de ses sous-structures qui se connectent au portail et de les gérer.
Un message a une durée d'affichage limitée (10 jours par défaut), définie grâce à sa date d'expiration.
Lorsqu'un utilisateur se connecte au portail
- si il y a de nouveaux messages depuis sa dernière connexion, il est redirigé vers l'onglet
INFORMATIONS - si il n'y a pas de nouveaux messages, il est redirigé vers l'onglet
MON ESPACE
Il n'y a pas d'épuration automatique de la Base de Donnée.
La suppression des messages s'effectue par une action administrateur depuis l'interface d'administration .
Un message est forcément associé à une seule langue et un utilisateur voit uniquement les messages saisis dans la langue configurée dans son profil.
Pour être certain de toucher l'ensemble des utilisateurs, l'administrateur devra saisir son message dans toutes les langues disponibles.
¶ Utilisateurs de la structure
Le menu Utilisateurs de la structure propose des options similaires à celles dont dispose l'administrateur du portail mais elles sont uniquement applicables aux utilisateurs de la structure et de ses sous-structures (les utilisateurs des autres structures ne sont pas affichés).
¶ Sous-structures
Un administrateur de structure peut créer, modifier ou encore supprimer des sous-structures mais ne peut pas toucher à sa propre structure.
Seules les structures de dernier niveau peuvent être supprimées.
La suppression d'une structure est impossible tant que des utilisateurs sont y sont rattachés.
La suppression d'une structure entraîne la suppression des articles de blog qui lui sont attachés.
¶ Utilisateurs en attente
Le menu Utilisateurs en attente est proposé uniquement si le rattachement à la structure est modéré et qu'au moins une demande de rattachement est en attente.
À partir de la version 5.9.0 du portail, un admininistrateur de structure peut également valider le rattachement à l'une de ses sous-structures.
¶ Invitations à une structure
Disponible à partir de la version 5.9.0 du portail, le menu Invitations à une structure permet à un administrateur de structure d'inviter une ou plusieurs adresses de couriel (séparées par des virgules) à rejoindre sa structure ou l'une de ses sous-structures.
Tant qu'elles ne sont pas acceptées, les invitations sont consultables par les utilisateurs ayant les droits d'administration sur la structure. Ces derniers peuvent alors ré-envoyer un message d'invitation ou supprimer l'invitation.
À partir du lien disponible dans le message, les invités créent leur compte sur le portail et ces derniers sont automatiquement validés et rattachés à la structure proposée.
Dans le cas où le domaine de messagerie de l'utilisateur invité fait déjà l'objet d'une règle d'affectation, c'est la structure associée à l'invitation qui sera tout de même affectée.
Les gestionnaires de structures sont notifiés des inscriptions et rattachements.
Si il n'y a pas d'administrateur défini sur la structure, ce sont les administrateurs de la structure parente qui font l'objet de la notification.